Ek het onlangs ’n brief met slegte nuus ontvang: my werksaansoek was nie suksesvol nie. En terwyl ek hierdie slegte nuus gelees het, het ek besef dat dit nie soseer die inhoud van die brief was wat my so sleg laat voel het nie, maar eerder die manier waarop die nuus oorgedra is. Indien jy ooit die draer van slegte nuus moet wees, is hier ’n paar stappe wat jou sal help om die nuus op ’n ferm dog vriendelike wyse oor te dra, en die ontvanger daarvan hoop te gee vir die toekoms, eerder as om heeltemal verwerp te voel. Dit gaan alles oor die manier waarop jy die nuus verpak, soos ʼn Arabiese spreekwoord sê: “As jy die pyl van waarheid afskiet, doop eers sy punt in heuning.”
Stap 1: Die buffer
Moenie net die pleister afruk nie – begin die brief met ʼn buffer. Die buffer kan enige vorm aanneem, byvoorbeeld “Dankie dat jy vir die pos aansoek gedoen het” of “Dankie vir jou belangstelling in ons organisasie.” Dit skep ʼn positiewe toon en kan jou leser gewaardeer laat voel. Daardeur berei jy hom of haar sagkens voor vir die slegte nuus wat volg.
Stap 2: Gee die slegte nuus
Die toon en woordkeuse bepaal tot ʼn groot mate hoe die leser jou boodskap ontvang, hoe dit hulle laat voel wanneer hulle dit lees, en watter beeld dit skep van jou as skrywer, of die organisasie namens wie jy skryf.
Dit is nooit maklik om slegte nuus te ontvang nie, maar die boodskap kan versag word deur die manier waarop jy die slegte nuus oordra. Kyk ʼn bietjie na die verskil tussen die volgende twee sinne:
- Jou aansoek is afgekeur
- Ongelukkig was jou aansoek nie suksesvol nie
Beide weergawes is duidelik en finaal, maar die eerste is kort en onpersoonlik, terwyl die tweede die leser op ʼn sensitiewe wyse inlig. Dieselfde kan van die volgende voorbeeld gesê word:
- Ongelukkig het jy die toets gedruip
- Ongelukkig het jy nie die assesseringskriteria behaal nie.
Stap 3: Die goue randjie
Uiteindelik wil jy jou brief op ʼn positiewe wyse afsluit deur ʼn boodskap van hoop by jou leser agter te laat. Laat die leser weet van enige alternatiewe opsies wat hy of sy dalk sou kon ondersoek, wens hulle voorspoed toe, of verseker hulle van jou volgehoue ondersteuning. ʼn Goeie voorbeeld van so ʼn brief kan wees:
Beste aansoeker
Dankie dat jy aansoek gedoen het vir die [xxxx]-beurs.
Na heelwat beraadslaging is ons jammer om jou in te lig dat jou aansoek ongelukkig nie suksesvol was nie.
Ons wens jou sterkte toe met jou studies en sukses vir die toekoms.
Vriendelike groete
Wanneer jy skryf, veral in ʼn professionele omgewing, gaan dit nie bloot oor wat jy sê nie, maar oor hoe jy dit sê. Die manier waarop jy met kliënte en kollegas kommunikeer het ʼn groot invloed op die beeld wat jy van jouself en jou maatskappy oordra. Goeie styl en die juiste toon kan ʼn blywende impak op jou leser maak en ’n positiewe, professionele beeld van jou maatskappy uitstraal.
Wil jy meer van hierdie wenke en ander kommunikasievaardighede leer? Registreer vir ons werkswinkel in Mei en leer alles oor e-pos- en ander korrespondensie in jou professionele omgewing.
